For deg som skal lede prosessen

Sett sammen en arbeidsmiljøgruppe som får ansvar for å lede prosessen. Gruppen kan bestå av en leder, tillitsvalgt, verneombud eller andre ansatte. Dersom dere allerede har en HMS-gruppe eller noe tilsvarende, kan dere bruke denne.

• Hva ønsker dere å oppnå med prosessen? Vær så konkret som mulig når dere setter dere mål.
• Bygg på tidligere erfaringer: Har dere gjennomført arbeidsmiljøprosesser tidligere, og hvilke erfaringer har dere? Hva fungerte, og hva fungerte ikke? Bruk disse erfaringene.
• Trenger dere hjelp til å gjennomføre arbeidsmiljøprosessen? Ta kontakt med NAV Arbeidslivssenter eller bedriftshelsetjenesten for støtte.

Planlegg hvordan dere skal gjennomføre det i praksis. Tenk for eksempel på

• Hvem skal delta? Alle ansatte bør få mulighet til å delta, også ansatte i deltidsstillinger, nattevakter, innleide arbeidstakere og lignende. Har dere ikke anledning til å samles samtidig? Da kan dere gjennomføre møtene i flere runder.
• Hvem av dere skal lede møtene hvor dere bruker verktøyet?
• Har dere verneombud og/eller tillitsvalgt? Bli i så fall enige om hvilken rolle de skal ha når dere bruker verktøyet.
• Hvor mange grupper skal dere dele inn i? Del dere inn i grupper på for eksempel 5–6 personer.
  • Vi blir én gruppe: Gjennomfør verktøyet samlet på PC. Bruk storskjerm om dere har det.
  • Vi har flere grupper: Bruk den utskriftsvennlige versjonen når dere gjennomfører gruppearbeidet. Husk å skriv ut temaet dere skal jobbe med på forhånd. Handlingsplanen fylles inn på PC av arbeidsmiljøgruppen i etterkant.
• Velg tema
  • Verktøyet består av seks tema: organisering av arbeidet, jobbe med mennesker, manuelt arbeid, arbeidstid, omstilling og tids- og arbeidspress.
  • Velg de temaene som er viktige for dere å jobbe med. Vi anbefaler ett tema om gangen.
• Sett av nok tid til gjennomføring: Hvor lang tid det tar, kommer blant annet an på hvilke utfordringer dere har. Vi anbefaler som et utgangspunkt at dere setter av minst 2–3 timer per tema.
• Lag en tidsplan: Lag en tidsplan for hvor lang tid dere vil bruke på hvert steg i verktøyet. Hvor lang tid dere trenger påvirkes blant annet av hvor mange punkter det er i hvert tema, og om dere skal diskutere alle punktene eller velge ut noen få. Husk å gi informasjon til gruppene om hvor mye tid de har til rådighet.

Informer de ansatte om arbeidet dere skal i gang med allerede i forberedelsesfasen. Dette bidrar til å skape engasjement og motivasjon for arbeidsmiljøprosessen dere skal gjennom sammen. Send ut en felles invitasjon om å delta.

Her er et forslag til e-post:

Hei,

Du er invitert til å påvirke eget arbeidsmiljø sammen med dine kollegaer!

Dato:

Sted:

I vår virksomhet/avdeling ønsker vi å jobbe systematisk og forebyggende med arbeidsmiljøet. Vi vil derfor at alle ansatte skal diskutere viktige arbeidsmiljøspørsmål sammen, slik at vi kan komme fram til gode tiltak som passer våre behov. Arbeidsmiljøet vårt er alles ansvar, og vi håper derfor at du vil bidra i denne prosessen.

Vi skal bruke verktøyet Arbeidsmiljøhjelpen

Arbeidsmiljøhjelpen tar utgangspunkt i konkrete utfordringer i vår bransje, og gir forslag til hvordan vi kan jobbe med dem. Gjennom felles diskusjoner finner vi ut hva som er bra i arbeidsmiljøet vårt, og hva vi kan forbedre. Resultatet av arbeidet er en handlingsplan som vi har laget sammen, med tiltak basert på våre behov. 
Les mer om Arbeidsmiljøhjelpen.

Vi skal jobbe med følgende tema: (sett inn).

På forhånd kan det være fint om du reflekterer litt over temaet, og gjør deg noen tanker om hvordan dette er hos oss og hva vi kan bli bedre på.

Start møtet med at møtelederen gir en kort introduksjon. Fortell om…

• hva som er gjort under forberedelsene
• hva som er målet med det dere skal i gang med
• hvilket tema dere har valgt og hvorfor
• hvilke steg dere skal gjennom, og hvor lang tid dere skal bruke på hvert steg.

• Del inn i grupper
  • Del inn i grupper på for eksempel 5–6 personer dersom dere er mange.
  • Har dere ansatte som snakker et annet språk? Sørg for at minst én person i gruppen kan oversette.
• Hva skal gruppene gjøre?
  • Gruppene skal diskuterer påstander og velge hvilke bevaringsområder og forbedringsområder de vil løfte fram. Deretter samler dere inn innspillene eller møtes i plenum.
• Bruk utskriftsvennlig versjon dersom dere har flere grupper
  
  • Hvis dere har flere grupper kan dere bruke utskriftsvennlig versjon i gruppearbeidet, slik at innspillene enkelt kan samles inn av de som skal fylle ut tiltak i handlingsplanen.
• Tips til møteleder underveis i gruppearbeidet
  • Gå rundt i de ulike gruppene
  • Lytt til diskusjonene
  • Hjelp dem videre om de står fast
  • Bidra til at alle ansatte tør å si sine meninger
• Utfordringer i gruppearbeidet
  • Tenk gjennom hvilke utfordringer dere kan møte på i gruppediskusjonene. Hvordan skal dere møte disse? Eksempler kan være sterke følelser eller diskusjoner rundt ting dere ikke kan gjøre noe med.

Etter gruppearbeidet kan dere …

• møtes for å diskutere innspillene i plenum. La hver gruppe dele hva de har diskutert, og hva de mener dere bør prioritere å jobbe videre med
• samle inn innspillene fra gruppearbeidet

Etter dere har diskutert ett tema i Arbeidsmiljøhjelpen, sitter dere igjen med flere bevaringsområder og forbedringsområder fra gruppearbeidet. Disse skal nå gjøres om til en handlingsplan med konkrete tiltak i verktøyet.

• Hvem skal fylle ut handlingsplanen? Dere kan …
  • gjøre det sammen med alle ansatte
  • gi oppgaven til arbeidsmiljøgruppen, som kan fylle ut handlingsplanen basert på forslagene fra gruppearbeidet. Dersom dere er mange eller har lite tid til å samles, anbefaler vi at arbeidsmiljøgruppen gjør det.
• Har dere jobbet i grupper eller på papir?
  
  • Hvis dere har jobbet i grupper eller på papir, må dere legge til punktene dere har blitt enige om å prioritere på PC. Disse kommer nå opp i handlingsplanen.
• Hvem har tilgang til det dere skriver inn?
  
  • Informasjon som du legger inn i Arbeidsmiljøhjelpen, blir lagret i en database, slik at du skal kunne gjenfinne sin handlingsplan og jobbe videre med den på et senere tidspunkt. Nettstedets administrator har tilgang til databasen, for å kunne slette handlingsplaner på forespørsel.
  • Når du oppretter handlingsplan, får du spørsmål om å oppgi en e-postadresse. Denne e-postadressen blir brukt til å sende deg lenke til handlingsplanen. Du kan også dele lenken med andre i virksomheten din.
  • Har du lagt inn en handlingsplan, og ønsker å slette den, kan du gi oss beskjed om dette på e-post til internett@arbeidstilsynet.no. Vi må i så fall ha beskjed om hvilken e-postadresse som ble registrert, for å finne ut hvilken arbeidsplan vi skal slette.

Husk at alle arbeidsgivere har plikt til å knytte virksomheten sin til en godkjent bedriftshelsetjeneste dersom risikoforholdene tilsier det. Mer informasjon om bedriftshelsetjenesten finner dere her (arbeidstilsynet.no).

• Gjør handlingsplanen kjent for de ansatte
  • Kall inn til et felles møte med alle ansatte der dere går gjennom tiltakene og prioriteringene arbeidsmiljøgruppen har kommet fram til, eller sørg for å gjøre handlingsplanen kjent på andre måter.
  • Heng opp handlingsplanen eller tiltakene på et synlig sted.
• Arbeidsmiljø er et felles ansvar
  • Informer de ansatte om at arbeidsmiljøet er et felles ansvar, og at det er viktig at alle bidrar for å lykkes med å følge opp tiltakene.
• Del oppturene
  
  • Informer alle om hvilke forbedringer dere får til, og gi ros når dere lykkes med endringer.